Buchhaltungssoftware für Freiberufler

Die voll digitale Buchhaltung

Bei der Buchhaltung, beim Schreiben von Rechnungen und Angeboten und bei der Ablage von Unterlagen für den Steuerberater automatisiere ich so viel wie möglich. Weil ich besseres zu tun habe, als Akten zu sortieren und abzuheften. Dafür nutze ich eine Buchhaltungssoftware.

Außerdem ist meine Buchhaltung auch komplett digital. Alle Ausgangsrechnungen gehen als PDF raus, oder wenn vom Kunden explizit per Post gewünscht, werden Rechnungen digital an pixelletter übertragen und dort automatisiert gedruckt und versandt.

Alle Eingangsrechnungen und für die Steuererklärung relevanten Dokumente werden sofort gescannt und in der Buchhaltungssoftware erfasst. Dazu habe ich das Multifunktionsgerät Pixma MP4250 von Canon im Einsatz. Preisgünstig, schneller Scan und Druck, gute Druckqualität auch für Fotos und per WLAN kabellos ins Netzwerk eingebunden.

Wie ich bisher Rechnungen geschrieben habe

Bis vor einem halben Jahr habe ich Billomat zum Schreiben meiner Rechnungen und Angebote genutzt. Billomat hat einen kostenlosen Tarif bei dem man bis zu fünf Dokumente im Monat erstellen kann. Das hat mir lange genügt. Hatte ich mal einen Monat mehr als fünf Rechnungen, habe ich für einen Monat auf den Tarif M für € 12,- upgegraded.

Am Jahresende hat mein Steuerberater ein Export der Rechnungen als ZIP-File erhalten, sowie Scans meiner Eingangsrechnungen. Um für die Umsatzsteuervoranmeldung zu wissen wie viel Umsatzsteuer ich eingenommen und wie viel ich in Eingangsrechnungen ausgegeben habe, habe ich mir eine Google Tabelle gebaut. Irgendwann konnte Billomat auch Eingangsrechnungen verarbeiten. Dies habe ich aber nicht genutzt, da ich für mich eine reine Erfassung zur Ablage keine Vorteile brachte.

Für weitere Notwendigkeiten der Buchhaltung hatte ich diverse Zusatztools, wie z. B. mite für die Zeiterfassung (€ 5,- / Monat).

Eine Buchhaltungssoftware für alle Anforderungen

Eher zufällig bin ich dann über eine neue Software gestoßen, die alle Anforderungen die ich als Freiberufler an meine Buchhaltung habe abdeckt: Papierkram.

Prinzipiell ist auch Papierkram eine kostenlose Buchhaltungssoftware. Mit dem FREE-Tarif man zumindest alle Basics erledigen kann: Zeiten erfassen, Rechnungen schreiben und Belege erfassen. Hervorragend um die Software einfach mal zu Testen.

Der Tarif PRO+ kostet € 8,- netto pro Monat und kann alles was ich brauche. Damit habe ich alle anderen Tools abgeschafft. Das spart nicht nur Geld, sondern da alle Funktionen in einer Software stecken ergeben sich einige Vorteile.

Hier die für mich wichtigsten Funktionen:

Zeiterfassung
Die Zeiterfassung ist immer zentral oben rechts verfügbar und läuft auch weiter wenn man den Browser schliesst
Buchhaltung mit Projektbudget
Projektverwaltung und Anzeige des verbrauchten Budgets auf Basis der erfassten Zeiten
Einnahmen und Ausgaben in der Buchhaltungssoftware
Ein Dashboard zeigt übersichtlich Einnahmen und Ausgaben für die Liquiditätsplanung
Rechnung schreiben mit der Buchhaltungssoftware
Beim Schreiben von Rechnungen lässt sich fast alles automatisieren (z. B. mittels Variablen). Auf Knopfdruck können alle erfassten Zeiten eines Projektes in eine Rechnung überführt werden.
Rechnungsvorlage in der Buchhaltungssoftware
Elemente von Dokumenten (z. B. Rechnungen) können einfach konfiguriert werden und eigene PDFs als Hintergrund-Vorlage hochgeladen werden (für die erste und folgende Seiten auf Wunsch unterschiedlich)
Belege in der Buchhaltungssoftware erfassen
Leitet man Eingangsrechnungen an eine eigene Inbox-E-Mail-Adresse weiter, stehen diese zur Erfassung als Beleg im System zur Verfügung
Export Umsatzsteuervoranmeldung für Elster
Da Papierkram sowohl meine Eingangs- aus auch Ausgangsrechnungen kennt, berechnet es mir die Umsatzsteuervoranmeldung automatisch, welche sich für Elster als XML exportieren lässt
Einnahmenüberschussrechnung EÜR mit der Buchhaltungssoftware
Zudem erstellt die Buchhaltungssoftware eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) die für Freiberufler fast schon den Steuerberater erspart

Papierkram ist die beste Buchhaltungssoftware die ich für meine Anforderungen als Freiberufler getestet habe. Was mir besonders gut gefällt ist die moderne, responsive Weboberfläche die durchdacht ist und für Leute gemacht ist, die eigentlich keine Ahnung von Buchhaltung haben. Die Lösung scheint mir von jungen, Web-affinen Leuten gemacht worden zu sein, die die Anforderungen von Freiberuflern und Selbstständigen, gerade aus dem Web-, IT- oder Medienumfeld, zu verstehen. Es macht tatsächlich Spass mit Papierkram zu arbeiten und das ist bei einer Buchhaltungssoftware nicht unbedingt zu erwarten.

Ich erspare mir damit irgendwelche Listen oder Berechnungen mit eigenen Excel- oder Google Tabellen machen zu müssen und habe für einen fairen Preis alles was ich an Buchhaltungsgeschichten brauche (im wesentlichen Zeiterfassung, Belegerfassung, Rechnungen schreiben, Umsatzsteuervoranmeldung) in einer Software. Papierkram kann auf Wunsch sogar per HBCI dein geschäftliches Konto auf eingehende Zahlungen von Kunden überwachen und Geldeingänge automatisch als „erhalten“ markieren.

Auf Knopfdruck lassen sich alle Unterlagen als ZIP-File exportieren, welches in Ordnern strukturiert alle PDFs der Rechnungen, Belege, etc. sowie Excellisten als Übersichten enthält. Das ZIP-File kann man nach Jahresende an den Steuerberater geben oder man richtet ihm direkt einen Zugang zu Papierkram ein.

Dass eine Buchhaltungssoftware als SAAS heute in der Cloud liegt ist für mich als Webworker selbstverständlich und unbedenklich, wenn sie sicher und modern gestaltet ist. Eine Cloud-Lösung hat für mich sogar eher Vorteile: von jedem Browser von überall erreichbar und immer gebackuped. Die Software kommt aus Deutschland, das Rechenzentrum steht in Deutschland, es gelten deutsche Datenschutzregelungen.

Aus meiner Sicht uneingeschränkt empfehlenswert:

Buchhaltungssoftware Papierkram

Buchhaltungssoftware für Freiberufler

Die Buchhaltungssoftware Papierkram beinhaltet alles was Freiberufler und Selbstständige brauchen: Zeiterfassung, Belegerfassung, Rechnungen schreiben, Umsatzsteuervoranmeldung. Die beste Buchhaltungssoftware, die ich bisher getestet habe.
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Christoph

Christoph

Nach drei Jahren als nebenberuflicher Webberater habe ich den Schritt in die Selbstständigkeit als Freiberufler gewagt. Über meine dabei gesammelten Erfahrungen zu Bürokratie, Praxis und nützlichen Tools schreibe ich in diesem Blog.

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